Informationen zum Hinweisgebersystem für alle Beschäftigten inklusive der dem Beschäftigungsgeber überlassenen Leiharbeitnehmer
I. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) Hiermit informieren wir Sie über die Vorgaben zur Meldung von straf- und bußgeldbewehrten sowie sonstigen in § 2 HinSchG – siehe hierzu Anlage § 2 und § 3 HinSchG – definierten Verstöße. Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt den Schutz insbesondere von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetzvorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen).Wir nehmen die Vorgaben zum Schutz von hinweisgebenden Personen ernst und versichern, dass Sie keine benachteiligenden Maßnahmen aufgrund oder nach einer berechtigten Meldung befürchten müssen. Bitte beachten Sie den in § 2 HinSchG definierten Anwendungsbereich. Welche Sachverhalte gemeldet werden können, entnehmen Sie bitte der Ziffer II, 1. dieses Informationsblattes.
Wir weisen Sie zusätzlich darauf hin, dass Sie neben der Meldung an die interne Meldestelle Hinweise auch an eine externe Meldestelle richten können.
Das Gesetz sieht in § 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG an sich ein Wahlrecht vor. Nach § 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG sollen hinweisgebende Personen allerdings in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten müssen, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Daher bitten wir Sie, sich mit Sachverhalten in Sinne des HinSchG zuerst an unsere vertrauliche interne Meldestelle zu wenden. Entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung stellen wir Ihnen unser internes Hinweisgeber-Meldesystem zur Verfügung. Über diesen geschützten Kanal können Sie Verstöße im Sinne des HinSchG melden (s. unter „Welche Sachverhalte können gemeldet werden?“).
Bitte beachten Sie: Die hinweisgebende Person ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist (§ 38 HinSchG). Darüber hinaus können vorsätzlich unwahre Meldungen strafrechtliche Konsequenzen haben.
II. Internes Meldesystem Für die Meldung von Verstößen im Sinne des § 2 HinSchG stellen wir Ihnen unser internes Meldesystem zur Verfügung. Wir haben für den Eingang und die Bearbeitung etwaiger Hinweise die Rechtsanwaltskanzlei Prof. Dr. Schiefer, Dr. Todisco, Bungart, Nordhausen und Dreyer PartGmbB beauftragt. Sie können etwaige Hinweise wie folgt einreichen:– elektronisch auf der Ihnen bekanntgegebenen Internetseite über das Hinweisgeberportal
Der Hinweis https://fam-gmbh.derhinweis.de/
– postalisch an folgende Anschrift: Rechtsanwälte Prof. Dr. Schiefer, Dr. Todisco, Bungart, Nordhausen u. Dreyer Part GmbB Uerdinger Straße 62, 40474 Düsseldorf
Etwaige Hinweise werden geprüft. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung. Sie erhalten weitereine Rückmeldung über Maßnahmen, die ergriffen werden, um mit Ihrer Hilfe einen etwaigen Verstoß abzustellen.
1. Welche Sachverhalte können gemeldet werden? Sie können Informationen über Verstöße an unsere interne Meldestelle melden. Informationen über Verstöße sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche odermögliche Verstöße, innerhalb unseres Unternehmens oder bei einer anderen Stelle, mit der Sie aufgrund Ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt stehen oder standen (z. B. Kunden und Lieferanten), die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße. Erfasst werden Verstöße durch Handlungen und/oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig und/odermissbräuchlich sind und Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Meldungen über rein privates Fehlverhalten, von dem die hinweisgebende Person im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit erfährt, sind hingegen nicht geschützt. Der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG ist in § 2 HinSchG geregelt. Er umfasst unteranderem die Meldung von Informationen zu den nachfolgenden Verstößen:
• Verstöße, die strafbewehrt sind,
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• sonstige Rechtsverstöße in Sinne des § 2 Abs. 1 Ziff. 3 HinschG. Der Gesetzestext der §§2 HinSchG sowie § 3 HinSchG liegt diesem Schreiben an.
2. Vertraulichkeit Mit den von Ihnen mitgeteilten Informationen sowie Ihren personenbezogenen Daten, sowie mit den personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Personen gehen wir vertraulich um. Personenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz verarbeitet. Zudem sind wir nach § 8 HinSchG verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie der von der Meldung betroffenen Personen weitgehend zu schützen. Das bedeutet, Hinweise und personenbezogene Daten werden nur den zuständigen Personen der internen Meldestelle bekannt und dürfen nur in gesetzlich bestimmten Ausnahmefällen (§ 9 HinSchG) offen gelegt werden. Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, wird nach Maßgabe des HinSchG nicht vor einer Weitergabe geschützt.
3. Keine Nachteile durch Meldung von Verstößen Durch die berechtigte Meldung von Verstößen entstehen Ihnen keine Nachteile. Das HinSchG bietet einen umfassenden Schutz, den wir sehr ernst nehmen.
4. Verarbeitung personenbezogener Daten Die interne Meldestelle verarbeitet entsprechend der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1c)DSGVO, § 10 HinSchG personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person sowie sonstiger, in der Meldung benannter Personen, soweit dies zur Durchführung des Meldeverfahrens sowie entsprechender Folgemaßnahmen erforderlich ist. Insbesondere werden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung, für interne Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger sowie an betroffene Konzerngesellschaften) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen verarbeitet. Die Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Gemäß Art. 14 DSGVO haben Sie das Recht, wenn Ihre Daten ohne Ihre Kenntnis erhobenwerden (etwa, weil Sie als beschuldigte Person im Verfahren zur Aufklärung des Hinweises involviert sind), über die Speicherung, die Art der Daten, den Zweck der Verarbeitung und die Identität des Verantwortlichen und gegebenenfalls der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers (sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde) informiert zu werden.
Wenn allerdings das Risiko erheblich ist, dass eine solche Unterrichtung unsere Fähigkeit zur wirksamen Untersuchung des Vorwurfs oder zur Sammlung der erforderlichen Beweise gefährden würde, kann diese Information nach Art. 14 Abs. 5 S. 1 lit. b) DSGVO für die Zeitspanne aufgeschoben werden, innerhalb derer diese Gefahr besteht. Die Information mussnachgeholt werden, sobald der Grund für den Aufschub entfallen ist. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung (Link im Hinweisgeberportal).
5. Externe Meldestelle des Bundes Ergänzend zur internen Meldung sieht das Gesetz die Möglichkeit einer externen Meldung vor. Zu diesem Zweck errichtet der Bund beim Bundesamt für Justiz (BfJ) die externe Meldestelle des Bundes. Auf der Webseite des BfJ sind die Meldekanäle sowie weitere Informationen zur externen Meldestelle des BfJ veröffentlicht. Neben der externen Meldestelle des Bundes beim BfJ werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt für ihren speziellen Aufgabenbereich weitergeführt. Lesen Sie bitte auch die Informationen auf den Webseiten dieser Meldestellen/Hinweisgeberstellen:www.bafin.de www.bundeskartellamt.de
Informationen über Verfahren für Meldungen an Stellen der Europäischen Union (EU)Neben Informationen über externe Meldeverfahren nach dem HinSchG können Sie unter den nachfolgenden Links Informationen über Verfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der EU abrufen. Darunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherung (EASA),der europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittelagentur (EMA).
OLAF: https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de
EMSA: https://www.emsa.europa.eu/de
EASA:https://www.easa.europa.eu/en
ESMA: https://www.esma.europa.eu/
EMA: https://www.ema.europa.eu/en.
Die dortigen Meldeverfahren bleiben vom HinSchG unberührt, d. h. sie bestehen neben den internen und externen Meldeverfahren nach dem HinSchG unverändert fort. Weitere Informationen zu externen Meldestellen und Verfahren der EU
Weitere Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union können Sie der Website des BfJ (https://www.bundesjustizamt.de) entnehmen.